Možnost podat anonymní oznámení je základním pilířem kvalitní ochrany oznamovatelů. Optimální průběh celého procesu oznamování je dosažen tehdy, když zaměstnavatel přijme vhodná opatření na základě oznámení, aniž by byla identita oznamovatele komukoliv odhalena. To ukazují data ze zahraničí, kde ochrana oznamovatelů funguje dlouhodobě. Na základě zákona o ochraně oznamovatelů se může povinný subjekt (město) rozhodnout, zda bude anonymní oznámení přijímat. Tuto skutečnost by měl reflektovat vnitřní předpis, ale i informace uvedené na webu města. Úvaha, že se administrativní zátěž příslušných osob sníží tím, že město tuto možnost nepovolí, je mylná. Případným zprávám, které nelze označit za oznámení (spam), ve schránce příslušné osoby se tímto město nevyhne. Jediný, koho tímto odradíte, je tak pravděpodobně osoba, která opravdu zvažuje oznámení protiprávního jednání.

Speciální webové aplikace vyvinuté pro komunikaci oznamovatele s příslušnou osobou přináší řadu výhod nad rámec toho, co dokáže e-mailová schránka. Webová aplikace určená ke komunikaci umožňuje výměnu informací, a to i v případě, že je oznámení anonymní. Dále aplikace pomáhá například s archivací oznámení nebo hlídá zákonné lhůty. Dalším aspektem je vyšší standard ochrany osobních údajů a bezpečnosti celé komunikace. Bezpečná aplikace splňuje požadavky jako jsou dvoufázové zabezpečení, šifrování E2E, soulad s ISO 27001 a samozřejmě také soulad s GDPR. Poskytovatelé, jejichž aplikace byly vyhodnoceny jako bezpečné, uvádí na svých internetových stránkách alespoň některé výše uvedené vlastnosti. Jelikož se jedná o komerční produkty, rozhodli jsme se je zde nejmenovat.

Školení příslušných osob považujeme za klíčový aspekt důvěryhodnosti interního kanálu jako takového. Posilování kompetencí příslušných osob zvyšuje pravděpodobnost jak odhalení protiprávních jednání, tak současně i schopnost taková jednání efektivně prošetřit. Je důležité vzít při školení v potaz nejen znalosti právní úpravy, ale i dovednosti jako je krizová komunikace, práce s citlivými informacemi atp. Tímto krokem dávají obce mimo jiné najevo i svůj proaktivní postoj vůči ochraně oznamovatelů. Pojem „školení“ pro účely hodnocení znamená zejména konference, semináře, webináře, workshopy, e-learningové programy a vstupní školení.

Školení zaměstnanců v nové právní problematice považujeme za velmi důležité. Tímto krokem dávají obce mimo jiné najevo i svůj proaktivní postoj vůči ochraně oznamovatelů. Dlouhodobě se ukazuje, že zaměstnanci často pasivně podepíší, že se seznámili s existencí interního kanálu, ale konkrétní informace, jak jej využít a k čemu slouží již nemají. Vědomí, že existuje důvěryhodné místo, kam můžou oznámit výrazně zvyšuje pravděpodobnost ochoty oznámit. Rozlišujeme školení zaměstnanců a školení zaměstnanců, kteří jsou příslušnými osobami. Pojem „školení“ pro účely hodnocení znamená zejména konference, semináře, webináře, workshopy, e-learningové programy a vstupní školení.

Ucelené a přehledné informování o ochraně oznamovatelů na internetu znamená, že se na webu obce nachází nejen zákonem požadované informace a případně zkopírované části zákona či směrnice, ale také přehledný text, který srozumitelně informuje o právech oznamovatele a postupu při oznamování. Jinými slovy, pokud text na webu uceleně provází člověka životní situací a vysvětluje kromě práv a povinností také např. smysl a účel ochrany, pomáhá daleko více s rozhodnutím, zda oznámení učinit. Některé weby hodnocené 0 body se samozřejmě mohou blížit tomuto stavu, rozhodli jsme se však nastavit vysoký standard, protože se stále jedná o legislativní novinku. Evidujeme také, že některé softwarové nástroje sloužící pro komunikaci s oznamovatelem poskytují přehledné informace po vstupu do rozhraní aplikace pro podání oznámení. Tyto informace jsou běžnému uživateli skryté, dokud se nerozhodne oznámení učinit. Ke správnému rozhodnutí mu však mají právě tyto informace pomoci.

Zákon o ochraně oznamovatelů dává povinným subjektům možnost omezit okruh osob, které mohou využít jejich vnitřní oznamovací systém. Zatímco zaměstnanci, úředníci, dobrovolníci či stážisté mají přístup zaručený vždy, organizace může legálně vyloučit širší okruh externistů – například OSVČ a jiné dodavatele, konzultanty, akcionáře nebo společníky. Pokud se organizace k tomuto omezení rozhodne, musí na svém webu zveřejnit formální větu o jejich vyloučení. Tímto krokem jim sice nebere právo protiprávní jednání oznámit, ale de facto před nimi zavírá dveře a nutí je obracet se rovnou na externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti.

Z hlediska transparentnosti a řízení rizik je klíčové ponechat vnitřní kanál otevřený pro všechny, tedy i pro dodavatele a externí partnery. Mnoho případů nekalého jednání, nehospodárnosti či korupce vzniká právě při styku povinného subjektu s jejím okolím. Pokud povinný subjekt přijímání těchto oznámení interně zablokuje, přichází o cenný zdroj informací, ztrácí možnost vyřešit problém včas a diskrétně a zbytečně riskuje, že se o problému dozví až od státních orgánů. Otevřený systém navíc vysílá jasný signál, že uvnitř organizace jde o skutečně etické prostředí, nikoliv jen o odškrtnutí byrokratické povinnosti.

Zajistěte, aby byl vnitřní předpis dostupný způsobem umožňujícím dálkový přístup. Vedle ucelených a přehledných informací o možnosti oznámit podle zákona je vhodné na webu zveřejnit také vnitřní předpis. Ten může posílit informovanost potenciálního oznamovatele, který si zde ověří detaily nastavení vnitřního oznamovacího systému.