Zákon o obcích umožňuje účast občana na jednání zastupitelstva, nezajišťuje už však možnost informované účasti. To by mělo být úkolem demokratické správy města.Mezi podklady zveřejňovanými pro zastupitele a pro veřejnost by měl být v podstatě jen jeden jediný rozdíl. Tím je různá míra anonymizace osobních údajů (k tomu více v doporučení k otázce B8). Radnice podklady pro ZM na web doplňují postupně, a to zpravidla v rozmezí 10 až 3 dnů před samotným zasedáním. O každém doplnění podkladů členy zastupitelstva informují. Pro veřejnost je dobré na webu jasně avizovat, že se podklady na webu průběžně doplňují a že nejzazší termín pro jejich doplnění je stanoven jednacím řádem. Doporučujeme stanovit v jednacím řádu jako nejzazší termín zveřejnění minimálně 4 dny před termínem ZM. Pravidla pro zveřejňování podkladů pro jednání ZM by měla být vždy ukotvena v jednacím řádu zastupitelstva. Ten by měl být na webu snadno k nalezení – v sekci Zastupitelstvo. Bohužel některá zastupitelstva stále jednají na základě občanům více či méně utajovaných podkladů. Občan mnohde nemá možnost seznámit se na internetu s tématy, které zastupitelstvo řeší, s podklady, které zastupitelé zvažují, ani s argumenty, na základě kterých rozhodují. Bez toho občan stěží dokáže posoudit, zda ho jím volení zastupitelé zastupují podle jeho očekávání, nebo ne. Města, která podklady nezveřejňují, se tak (mimo jiné) připravují i o možnost, že budou včas (tedy ještě před rozhodnutím ZM) upozorněna „občanem – nezastupitelem“ na důležité okolnosti či fakta, která v podkladech pro rozhodování zastupitelů mohou chybět.

Zveřejňování termínů zastupitelstva je logickou podmínkou pro účast veřejnosti na jednání. Celoroční plán zasedání zastupitelstva umožňuje lepší plánování práce i externím subjektům, jejichž činnost a plánování se vztahuje i k rozhodování zastupitelstva. Případná mimořádná zasedání je třeba do plánu zasedání na webu vždy připsat v okamžiku, kdy jsou svolána.

Archiv zápisů by měl nabízet možnost dohledání v zastupitelstvu v minulosti prezentovaných faktů, názorů a argumentů. Mimo jiné i těch, které určily směr dalšího rozvoje města. Lze tak díky tomu ověřit i lépe pochopit, proč se zastupitelé tenkrát rozhodli tak, jak se rozhodli.

Častou chybou je, že města prezentují na webu jako zápis něco, co neodpovídá požadavkům, které na zápis klade Zákon o obcích (viz § 95). Doporučujeme tedy buď nenazývat takový dokument zápisem, anebo respektovat alespoň tyto minimální požadavky zákona. Z pohledu transparentnosti je však ještě mnohem důležitější, aby na webu města byly dostupné a přehledně prezentované veškeré podkladové materiály pro jednání (ať už jako součást zápisu, nebo v samostatné složce). Podklady, které vedle návrhu usnesení obsahují i odůvodnění předkládaného návrhu (důvodovou zprávu) včetně všech příloh, jež jsou zastupitelstvu předkládány. Dále pak obsahují přehled o rozpravě k jednotlivým bodům a pochopitelně i přijatá usnesení a jmenovité výsledky hlasování. Tam by mělo být uvedeno i to, za jakou volební stranu byli jednotliví diskutující a hlasující zastupitelé zvoleni. Pozor: pouhý přehled usnesení by neměl být prezentován jako zápis. I s tímto jevem jsme se při hodnocení setkávali.

Důvodová zpráva by měla obsahovat stanoviska všech relevantních aktérů projednávaného tématu. Ne vždy tedy jen a pouze stanoviska věcně příslušných odborů, rady, výboru nebo komise apod. Důvodové zprávy by neměly opomíjet ani argumenty, které vyznívají proti předkládanému návrhu. Pakliže totiž převáží důvody pro a zastupitelstvo tak rozhodne, bude alespoň jasné, že zastupitelé zvažovali věc se znalostí argumentů pro i proti. Důvodová zpráva by měla odkazovat na případné přílohy co nejjednodušším způsobem. Hledání, kdy „zápis“ odkazuje na „usnesení“, odtud na „podklady“ a pak na „přílohy“, je otravné a zbytečné. Pamatujme na UX! A připomeňme si, že podstatným atributem transparentnosti je i přehlednost a snadná dostupnost. Pozor: to, co se zdá přehledné nám, kteří svůj web dobře známe, může být pro člověka „odjinud“ nepřehledné. Proto si svá webová řešení testujte i mezi lidmi mimo „radniční a zastupitelskou komunitu“.

Zápis s programem jednání by měl být základním vodítkem pro orientaci v obsahu dané schůze. Pokud se (častěji ve větších městech) „nevejdou“ veškeré podklady přímo do dokumentu ZÁPIS, měl by zápis, v horším případě složka PODKLADY, přehledně odkazovat i na veškeré přílohy. Častou chybou bývá, že města prezentují – ať už v zápise (jak to ukládá zákon), nebo samostatně v přehledu usnesení – neúplná usnesení. Tj. bez příloh, které přitom jsou nedílnou součástí přijatého usnesení.

Převod zvukového záznamu celého jednání včetně rozpravy do podoby písemného zápisu lze dnes provádět pomocí dostupných aplikací poměrně snadno. Bez toho je každý písemný zápis zpravidla jen přibližný. Samotné zvukové záznamy rozpravy jsou sice přesné a doslovné, na druhou stranu však postrádají možnost kopírování textů nebo vytištění záznamu diskuse. Mohou být užitečným doplněním písemného zápisu, neměly by jej ale nahrazovat. Jak se říká: co je psáno, to je dáno. Případný stručný záznam rozpravy (tedy ne doslovný přepis zvukového záznamu) dnes vhodně doplňují zejména audiovizuální záznamy, které rozpravu mohou spojit i s projekcí obrazových příloh diskutovaného bodu programu.

Přehled o výsledcích hlasování musí být jmenovitý, protože jedině tak mohou občané (voliči) získat jasnější představu o tom, kdo co prosazuje či podporuje. Třebaže je pravdou, že občané sledují výsledky hlasování jen výjimečně, na významu zveřejňování to nic nemění. Občané mají právo vědět, jak jimi volení zastupitelé prosazují to, co ve volbách slíbili. A mají i právo toto právo nevyužít. V obcích s menším počtem zastupitelů je lepší uvádět přehled o výsledcích hlasování přímo pod přijaté usnesení v zápise z jednání zastupitelstva. V případech, kdy jsou téměř všichni přítomní pro, pak postačí uvést jména zastupitelů, kteří byli proti, zdrželi se, nebo nehlasovali, a uvést, že ostatní přítomní byli pro.

Příslušnost k volební straně, za kterou byl zastupitel zvolen, je naprosto klíčovou informací. Zejména ve větších městech se voliči rozhodují často spíše podle stran, nejen podle jednotlivých známých jmen. Ne pouze samo hlasování, ale také zastupitelova iniciativa a argumentace může ovlivnit postoj voličů k volební straně.

Vystupující musí být dobře vidět a musí jim být dobře rozumět. Rovněž projekce obrazových příloh musí být dobře čitelná. Snímání obrazu musí být z více kamer tak, aby vystupující zastupitelé byli zabírání kamerou stejně důstojně a bez upřednostňování jedněch před druhými. Není vhodné, aby někteří zastupitelé byli na záznamu sotva vidět, zatímco jiní se takříkajíc těšili přízni kamer. Jmenovky zastupitelů by měly být čitelné, nejsou-li přímo v titulcích. Snímá-li kamera projekci v sále, měly by být čitelné texty navržených usnesení i výsledky hlasování. Zvuk by měl být snímán tak, aby bylo všem hovořícím účastníkům jednání dobře rozumět.

Řešením kdysi bývaly čitelné jmenovky před členy zastupitelstva a tajemníkem (příp. dalšími zástupci městského úřadu). V současnosti jsou tyto jmenovky potřebné spíše jen pro přímé účastníky jednání. Audiovizuální záznam by měl jména aktérů prezentovat spíše v titulcích videa.Na jmenovce (titulku) má být u zastupitelů jejich jméno, příjmení, příp. titul, politická příslušnost (zkratka volební strany, kterou zastupuje v ZM). U představitelů úřadu jméno, příjmení, titul a funkce (+ název pracoviště – odboru, oddělení apod.). Pozor na srozumitelnost zkratek. A také na správné uvádění titulů.

Toto je důležité nejen pro zajištění základní orientace diváka v programu zasedání, ale i za účelem podpoření diváckého zájmu občanů o dění ve městě a jeho zastupitelstvu.Pro přehled o tom, v jakém místě záznamu je projednáván bod, o který se divák zajímá, se užívá:a) umístění časových značek (tagování) a prokliknutí do příslušné části záznamu přímo z uvedeného programu zasedání, b) umístění titulků s názvem projednávaného bodu (titulek by měl být vidět po celou dobu projednávání daného bodu).

Jmenovitý přehled o výsledcích hlasování, a to včetně uvedení příslušnosti zastupitelů ke konkrétní volební straně, poskytuje občanovi základní představu o postojích jeho zastupitelů a volebních stran k řešeným otázkám. A to, aniž by musel přestat sledovat záznam a dohledávat si na webu tabulku s výsledky hlasování. Technicky jsou tyto přehledy v řadě měst již dobře zvládnuty. V krajním případě lze řešit i poměrně primitivními prostředky: záběrem kamery na projekční plátno v sále, kde bývá tabulka jmenovitých výsledků hlasování zobrazována.

Texty navržených usnesení mají být v průběhu zasedání divákům zprostředkovány, protože jinak divákovi není jasné, co přesně se rozhodlo. Z pouhého názvu bodu programu nejsou podstatné náležitosti usnesení zřejmé.Pro projekci v sále je vhodné používat již anonymizovanou verzi podkladů i usnesení, která je určena pro veřejnost (zastupitelé mají ve svých podkladech osobní údaje neanonymizované). V rámci přímého přenosu anonymizace nutná není, ale protože žádný přímý přenos nemůže nahradit archivované záznamy, je dobré včas pamatovat i na anonymizaci. Přímé přenosy jsou vítaným doplňkem, ale archivované audiovizuální záznamy jsou základ – jsou pak kdykoli dostupné na webu a doplňují informace obsažené v zápisech ze zasedání. Ty totiž zpravidla neobsahují doslovnou argumentaci účastníků jednání. I když toto řešení zápisu je dnes technicky možné, v praxi zatím není běžné. Proto právě audiovizuální záznamy poskytují hlavní zdroj informací o argumentaci zastupitelů při projednávání navržených usnesení.

Přílohy, které jsou podkladem pro jednání zastupitelstva a které často pomáhají zorientovat se v dané problematice, by měly být divákovi zprostředkovány obrazem. Např. projekce zákresu příslušné parcely v mapě, vizualizace navrhované stavby, jednodušší tabulka, graf atp. To vše mají zastupitelé v podkladech a i když má občan transparentního města možnost otevřít si podklady k jednání zastupitelstva na webu města, z hlediska uživatelského komfortu a snazší orientace v projednávané problematice je dobré přílohy prezentovat i prostřednictvím audiovizuálního záznamu. Výjimkou jsou samozřejmě obsáhlejší dokumenty. V takovém případě je vhodné diváka odkázat na příslušné místo na webu, kde jsou podkladové materiály k dispozici.

Nejedná se o sestřih. Záznam začíná zahajovací řečí předsedajícího, přerušen je vyhlášením přestávky a končí, až předsedající zasedání ukončí.

Primárním účelem informací o členech zastupitelstva zveřejňovaných na webu města je poskytnout obyvatelům města (občanům, voličům) kromě jmenného seznamu také základní kontakty na jejich volené zástupce. Užitečným doplňkem aktuálního seznamu může být i archiv seznamu zastupitelů, příp. odkaz na příslušnou stránku Českého statistického úřadu, kde lze dohledat, kdo byl v minulosti zvolen členem zastupitelstva v různých volebních obdobích a kdo se tak podílel na rozhodování o budoucnosti města.

Důležité je uvádění příslušnosti jednotlivých zastupitelů k volebním stranám, za které byli zvoleni. Zejména ve větších městech voliči volí spíše volební strany než jednotlivé zastupitele. Proto je spojení zastupitele s konkrétní volební stranou důležité prezentovat i na webu města. V případě, že zastupitel v průběhu volebního období „přeběhne k jinému táboru“, je hlavně na něm, aby svými vlastními prostředky tuto změnu komunikoval s občany. Web města by ale měl primárně poskytovat informaci o tom, za který subjekt byl do zastupitelstva skutečně zvolen, ne ke komu se aktuálně hlásí.

Občan by přirozeně mohl mít potřebu oslovit zastupitele, kterého volil. Resp. komunikovat se zastupitelem, který byl zvolen za volební stranu, které dal ve volbách svoji důvěru. Některá města zveřejňují e-maily i telefonní čísla, některá jen e-mailové adresy. Stále však existují i města, která nezveřejňují vůbec žádné kontakty na zastupitele. Zveřejnění e-mailové adresy by mělo být samozřejmostí. Město může zřídit pro tuto komunikaci e-mailové schránky členů zastupitelstva, pakliže sami nemají zájem zveřejňovat své vlastní e-mailové adresy, příp. e-maily do zaměstnání. Zveřejnění telefonních čísel, především čísel na mobil, je podmíněno souhlasem zastupitele. Přesto bývá v řadě měst již dlouhá léta naprostou samozřejmostí. Obavy z „nadměrného obtěžování“ nebo urážek a jiných excesů lze sice chápat, ale zpravidla se v praxi ukáží jako liché.

Upřesnění politické odpovědnosti za konkrétní oblasti samosprávy města, resp. popis kompetencí, které byly příslušnému funkcionáři svěřeny orgány města, je vhodné uvádět přímo v hlavním seznamu zastupitelů nebo seznamu členů rady města. Popis může být poměrně stručný. Vhodné je oblasti odpovědnosti pojmenovat tak, aby byla občanovi zřejmá spojitost politikovy odpovědnosti s konkrétními odbory úřadu. To zpravidla ilustruje i povinně zveřejňovaná informace – organizační schéma úřadu. Proto je vhodné na tento dokument odkazovat i z místa popisu konkrétní politické odpovědnosti (gesce) funkcionářů města.

Uvedení členství zastupitele v komisi rady nebo výboru zastupitelstva, tj. v poradních a iniciačních orgánech samosprávy, poskytuje občanovi představu o odborném zaměření zastupitele. Případné připomínky k tématu, které občana zajímá, může tak adresovat správným směrem. Obracet se na zastupitele volební strany, kterou jsem volil, dává ještě větší smysl, vím-li, že dotyčný je považován za odborníka v oblasti, které se má připomínka týká. Uvádějme tedy u zastupitelů i to, ve kterých komisích nebo výborech působí, protože pak lze očekávat, že by měli být s danou problematikou více obeznámeni.

Přehled o složení zastupitelstva není dokonalý, pokud z něj není na první pohled zřejmé, kdo je v čele města, kdo je radním a kdo tak převzal odpovědnost za řízení samosprávy města. Dobré je rovněž uvádět, kdo je uvolněným funkcionářem pro výkon funkce v radě, příp. v zastupitelstvu. Většina měst uvádí i samostatné přehledy členů rady města, což je rozhodně dobře. Přesto nezapomínejme, že obrázek o složení zastupitelstva je neúplný, musíme-li ze seznamu zastupitelů „překlikávat“ do seznamu radních, abychom zjistili, kdo je v zastupitelstvu koalice a kdo opozice.

Funkce člena zastupitelstva nebo člena rady v řídících nebo dozorčích orgánech obchodních společností s majetkovým podílem města je důležitým údajem, který vypovídá o odpovědnosti a odborném zaměření konkrétního zastupitele ještě více, než např. členství v komisi nebo výboru. Zpravidla je s touto funkcí spojena i mnohem větší odpovědnost. Proto je důležité, aby se tyto pozice před občany nezatajovaly.

Fotografie člena zastupitelstva může občanovi napovědět, že zastupitele zná. Že patří k jeho generaci, bydlí na jeho sídlišti, že se zkrátka právě na něj může obrátit, neboť očekává větší míru pochopení pro problémy jeho generace, jeho sídliště apod. V případě, že sám zastupitel zveřejnění své fotografie odmítne, je třeba to respektovat, ale zároveň je vhodné tuto skutečnost uvést pod ikonu siluety místo jeho fotografie.

Je zajímavé, že informace, které o sobě uvádí kandidáti na hlasovacím lístku pro volby do zastupitelstva, jako kdyby ztratily svůj význam okamžitě po jejich zvolení. Přitom údaje jako věk, povolání nebo adresa mohou občanovi přiblížit zastupitele nejen při volbě samotné, ale stejně tak i po jeho zvolení. Možnost, že by zvolený zastupitel byl například formou internetového odkazu v seznamu zastupitelů po celé volební období „propojen“ s volebním programem své volební strany se sice může zdát politicky poněkud naivní, ale technicky je poměrně jednoduchá a vřele ji doporučujeme. Rozhodně by to pomohlo „ztransparentňovat“, jak se zastupitelům daří jejich volební program naplňovat. Některá města, resp. městské části, prezentují i prohlášení příjemce veřejných prostředků. Další zveřejňovanou informací někdy bývá i odkaz na pracovní kalendář členů vedení města.

I když jsou jednání rady dle zákona neveřejná, neznamená to, že jsou proto tajná. Podklady pro jednání rady nebývají většinou z pochopitelných důvodů na webu dostupné s takovým předstihem jako podklady pro zastupitelstvo, ale jejich zveřejňování je v transparentních městech již samozřejmostí.

Celoroční plán jednání rady města umožňuje externím subjektům (např. různí žadatelé o stanovisko rady), jejichž činnost a plánování je závislá i na rozhodování rady, lépe plánovat. Alternativou může být informace o tom, že rada města jedná například vždy ve středu, každých 14 dní (s výjimkou svátků).

Archiv zápisů by měl nabízet možnost dohledat fakta a argumenty, které byly v radě v minulosti prezentovány. Lze tak díky tomu ověřit i lépe pochopit, proč se radní tenkrát rozhodli tak, jak se rozhodli. Ale také porovnat změny v přístupu k řešení nejrůznějších úkolů samosprávy a problémů města.

Znovu si připomeňme, že jednání rady sice nejsou veřejná, a proto na nich není ze zákona možná účast nepozvané veřejnosti. To ale v žádném případě neznamená, že jsou tato jednání tajná a že jejich obsah má být veřejnosti utajen. Z jednání rady není vhodné poskytovat zvukové záznamy diskuse. Už i proto, aby se radní nebáli otevřené diskuse, ve které tříbí svůj názor na projednávanou věc. Charakter jednání rady bývá zejména v menších městech jiný než charakter jednání zastupitelstva. Přesto i v případě rady platí, že občané (voliči) mají právo vědět, o čem jejich radní jednají a jaké důvody a argumenty je vedou ke konkrétnímu rozhodnutí. Setkáváme se občas s chybou, kdy v zápisech z jednání rady figurují usnesení, která odkazují na přílohy, které ovšem na webu chybí. Přitom přílohy usnesení jsou nedílnou součástí usnesení a usnesení bez nich jsou takříkajíc „o ničem“.

Zde platí totéž, co v případě důvodových zpráv pro jednání zastupitelstva. Důvodová zpráva by měla obsahovat stanoviska všech relevantních aktérů projednávaného tématu. Ne vždy tedy jen věcně příslušných odborů, rady, výboru nebo komise apod. Důvodové zprávy by neměly opomíjet ani argumenty, které vyznívají proti předkládanému návrhu. Pakliže totiž i tak převáží důvody pro a zastupitelstvo rozhodne, bude aspoň jasné, že zastupitelé zvažovali věc se znalostí argumentů pro i proti. Důvodová zpráva by měla odkazovat na případné přílohy co nejjednodušším způsobem. Hledání, kdy „zápis“ odkazuje na „usnesení“, odtud na „podklady“ a pak na „přílohy“, je otravné a zbytečné. Pamatujme na UX! A připomeňme si, že podstatným rysem transparentnosti je i přehlednost a snadná dostupnost. Pozor: to, co se zdá přehledné nám, kteří svůj web dobře známe, může být pro člověka „odjinud“ nepřehledné. Proto si svá webová řešení testujte i mezi lidmi mimo „radniční a zastupitelskou komunitu“.

Zápis s programem jednání by měl být základním vodítkem pro orientaci v obsahu dané schůze. Pokud se (častěji ve větších městech) „nevejdou“ veškeré podklady přímo do dokumentu ZÁPIS, měl by zápis odkazovat i na veškeré přílohy ve složce PODKLADY. Častou chybou bývá, že města prezentují ať už v zápise, anebo samostatně v přehledu usnesení neúplná usnesení. Tj. bez příloh, které přitom mají být nedílnou součástí přijatého usnesení.

Zápis diskuse neveřejného jednání rady může být stručnější než zápis z veřejného jednání zastupitelstva. Měl by totiž zohlednit jiný charakter jednání rady. Otevřená názorová výměna na uzavřeném jednání může přispět k vyjasnění problému a není v tomto případě nutné zaznamenávat každé slovo názorové výměny mezi radními, právě s ohledem na neveřejný charakter jednání. Důležité je ale zaznamenat každý pozměňovací návrh i každý zásadní argument či protiargument, který v diskusi zazněl. Zejména proto, aby se tak doplnilo odůvodnění návrhu popsané ve zveřejněné důvodové zprávě.

I když rada z pochopitelných důvodů hlasuje většinou jednotněji než zastupitelstvo, i zde mohou mít v důležitých otázkách jednotliví radní na konkrétní problémy odlišné názory. Občan (volič) by měl mít možnost dozvědět se, jak radní jeho města hlasují. Ostatně i radní, který se v důležitém bodě s většinou radních neshodl, by měl mít právo (i důkaz!), aby voliči věděli, že on v dané věci hlasoval jinak. Skrývání se za kolektivní rozhodnutí je úhybným manévrem, který transparentnosti samosprávy rozhodně neprospívá.

Jednání poradních a iniciačních orgánů, jakými jsou komise a výbory, jsou často první příležitostí občanské participace. Prvním stupínkem participace je informovanost. Proto by měly být informace projednávané v poradních orgánech dostupné i veřejnosti. Participace, tedy zapojování občanů do rozhodovacích procesů samosprávy, nejsou jen oblíbené participativní rozpočty. Mnohem důležitější témata i mnohem zásadnější investice se diskutují v komisích a výborech právě ve stádiu příprav, kdy je lze ještě účinně ovlivnit. Zejména v některých výborech a komisích se často jejich členové seznamují se záměry města nebo záměry investorů ve městě. Pokud jsou jednání komisí a výborů otevřená veřejnosti, anebo pokud jsou alespoň přístupná těm, kteří o účast požádají, jsou skvělou příležitostí pro zapojení dalších odborníků nebo osob s cennou místní znalostí (říkejme jim třeba „relevantní partneři“). Komise (resp. výbor) o věci sám nerozhoduje, ale poskytuje své stanovisko radě (resp. zastupitelstvu). Proto by i pro tyto poradní orgány mělo být důležité, aby získávaly názory, podněty i výhrady od dalších relevantních partnerů. To by ale pochopitelně nebylo možné bez zveřejňování podkladů. Bez možnosti seznámit se s podklady není efektivní participace možná. Některá města podklady pro jednání komisí a výborů zpřístupňují výhradně členům zastupitelstva. Zřejmě proto, že se obávají „předčasného rozvíření diskuse” v prvotním stádiu projednávání, kdy návrhy řešení teprve „dozrávají”. Jenže právě proto by se podklady zveřejňovat měly. Právě proto, že věc ještě není definitivní. Protože o ní ještě lze diskutovat. Samozřejmě platí, že je na webu i sociálních sítích potřeba vysvětlovat, že organizovaná participace je zájmem města, a proto diskutujeme záměry, rodící se projekty a studie, ne finální a takřka neměnná rozhodnutí, do nichž již nelze zapracovat jakoukoli změnu, jakékoli vylepšení.

Možnost notifikace je příležitostí přitáhnout zájem odborníků v konkrétních oblastech, kterými se poradní a iniciační orgány zabývají. Ne každý odborník ve městě je znám těm, kteří o složení komisí a výborů ve městě rozhodují. Přesto může jít o vzdělaného člověka, který by rád přispěl svým odborným názorem do diskuse poradních orgánů. Samospráva by se takové příležitosti neměla zříkat, ale právě naopak: měla by jí jít vstříc. Například i možností odběru pozvánek a zpřístupněním jednání komisí a výborů veřejnosti. Města, která jednání komisí a výborů zpřístupnila (někde například již před 12 lety), rozhodně nelitují.

Přehled o plánu jednání komisí a výborů je důležitý pro všechny, kteří mají zájem v těchto orgánech něco projednat nebo zde prezentovat své podněty.

Archiv zápisů komisí a výborů de facto ilustruje úroveň projednání důležitých témat v poradních orgánech rady a zastupitelstva. Projednání v těchto orgánech je součástí participačního procesu, kterým se města snaží zapojovat veřejnost (odbornou i laickou) do procesu rozhodování. Přesněji řečeno: do procesu přípravy řešení, o kterém má příslušný orgán města odpovědně rozhodnout.

Zápisy by vždy měly být na webu tam, kde jsou nejsnáze dohledatelné, tj. v příslušné sekci označené názvem komise nebo výboru. Kromě toho by měly být logicky i součástí zveřejněných podkladů pro jednání rady nebo zastupitelstva, protože bývají předmětem projednání v těchto orgánech. Zde je však poměrně nesnadné je dohledávat. Snadná dostupnost je podstatný atribut transparentnosti samosprávy města.

Stručný záznam rozpravy umožňuje získat přehled o vyjádření jednotlivých členů a účastníků jednání. Je třeba si přiznat, že obsazení komisí a výborů často odráží spíše schopnost či neschopnost volebních stran zajistit ve svém okolí odborníky jako své zástupce v komisi/výboru. Ne vždy je každý člen relevantním odborníkem. Proto může být pro čtenáře zápisu důležitější stanovisko konkrétního odborníka než usnesení komise/výboru jako celku. Pro příklad uveďme, že stanovisko uznávaného projektanta mostů k projektu opravy mostu může mít pro čtenáře zápisu větší relevanci než názor člena, který je odborníkem na jízdní řády.

Seznamy členů zpravidla neprezentují kontakty na jednotlivé členy, ani jakékoli informace o tom, jakou odborností, profesí či zkušeností jsou jednotliví členové kvalifikovaní pro to, aby radili radě nebo zastupitelstvu. Uvádět alespoň jejich jména je jen nezbytné minimum. Vítaným doplněním by byla stručná informace o tom, která volební strana (příp. strany) člena nominovala a v jakém oboru je dotyčný odborníkem. Podle toho lze pak rozlišovat mj. i to, čí názor prezentovaný v zápise z jednání může být v konkrétních otázkách důležitější. Např. proto, že se v konkrétním případě jedná o uznávaného odborníka.

Pokud nemají komise a výbory fungovat jako „tajné spolky“, musí umožňovat komunikaci. Bez kontaktního e-mailu a v lepším případě i telefonu (na předsedu nebo tajemníka) to tedy nejde.

Možnost podat anonymní oznámení je základním pilířem kvalitní ochrany oznamovatelů. Optimální průběh celého procesu oznamování je dosažen tehdy, když zaměstnavatel přijme vhodná opatření na základě oznámení, aniž by byla identita oznamovatele komukoliv odhalena. To ukazují data ze zahraničí, kde ochrana oznamovatelů funguje dlouhodobě.Na základě zákona o ochraně oznamovatelů se může povinný subjekt (město) rozhodnout, zda bude anonymní oznámení přijímat. Tuto skutečnost by měl reflektovat vnitřní předpis, ale i informace uvedené na webu města. Úvaha, že se administrativní zátěž příslušných osob sníží tím, že město tuto možnost nepovolí, je mylná. Případným zprávám, které nelze označit za oznámení (spam), ve schránce příslušné osoby se tímto město nevyhne. Jediný, koho tímto odradíte, je tak pravděpodobně osoba, která opravdu zvažuje oznámení protiprávního jednání.

Speciální webové aplikace vyvinuté pro komunikaci oznamovatele s příslušnou osobou přináší řadu výhod nad rámec toho, co dokáže e-mailová schránka. Webová aplikace určená ke komunikaci umožňuje výměnu informací, a to i v případě, že je oznámení anonymní. Dále aplikace pomáhá například s archivací oznámení nebo hlídá zákonné lhůty. Dalším aspektem je vyšší standard ochrany osobních údajů a bezpečnosti celé komunikace. Bezpečná aplikace splňuje požadavky jako jsou dvoufázové zabezpečení, šifrování E2E, soulad s ISO 27001 a samozřejmě také soulad s GDPR. Poskytovatelé, jejichž aplikace byly vyhodnoceny jako bezpečné, uvádí na svých internetových stránkách alespoň některé výše uvedené vlastnosti. Jelikož se jedná o komerční produkty, rozhodli jsme se je zde nejmenovat.

Školení zaměstnanců v nové právní problematice považujeme za velmi důležité. Tímto krokem dávají obce mimo jiné najevo i svůj proaktivní postoj vůči ochraně oznamovatelů. Rozlišujeme školení zaměstnanců a školení zaměstnanců, kteří jsou příslušnými osobami. Pojem „školení“ pro účely hodnocení znamená zejména konference, semináře, webináře, workshopy, e-learningové programy a vstupní školení.